Quando si parla di Preposto in azienda non sempre questo viene vissuto come una figura realmente responsabile e inserita nel ruolo, averlo solo nominato e formato quasi mai basta. Per fare la differenza il Preposto deve sentirsi parte attiva del processo e responsabile del proprio team.
La proattività dei Preposti non nasce automaticamente da una nomina o da un corso obbligatorio. Va costruita, allenata e accompagnata nel tempo.
Oggi presentiamo due strategie che possono aiutarti ad attivare i vostri Preposti e che abbiamo sintetizzato come segue:
- se ne parla
- allenare i Preposti
Vediamole adesso nel pratico.
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Parlare più spesso del ruolo
Una domanda utile da cui partire è:
Quante volte in azienda parliamo davvero con i Preposti del loro ruolo, delle responsabilità e delle nostre aspettative?
Per attivare i tuoi Preposti bisogna organizzare dei momenti di confronto, ascolto, scambio di informazioni. Non sempre è necessario fermare tutti, si possono organizzare incontri a 3-4 persone, anche per tipologie di situazioni e/o rischio.
Troppo spesso si sottovalutano gli incontri di breve durata (5 – 10 – 15 minuti)
Se il tema emerge solo durante la formazione o dopo un problema, difficilmente diventa cultura quotidiana. Una buona pratica è iniziare le riunioni operative con pochi minuti dedicati alla sicurezza: un episodio, una segnalazione, una domanda al gruppo, una situazione da migliorare.
La chiave è chiedere il loro parere o il modo di intervenire su determinate situazioni.
Inoltre costruire un vocabolario comune è molto efficace: cioè parole a cui tutti danno lo stesso significato e che vengono usate da tutti, esempio “tornare a casa a cena”. Questo esempio racconta il perché della Sicurezza, ciò rende di più in termini di ingaggio delle persone.
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Allenare comportamenti concreti
Dire a un Preposto “devi essere più leader” non basta. Serve tradurre questa aspettativa in azioni osservabili.
Per esempio:
“Ogni settimana chiedo al Preposto se ha notato situazioni rischiose o migliorabili.”
Oppure:
“Quando intervengo su un comportamento non sicuro, spiego sempre il perché della regola.”
La proattività diventa reale quando si trasforma in piccoli comportamenti osservabili e ripetuti.
Creare fiducia per favorire le segnalazioni
Le persone segnalano near miss, errori e situazioni scomode solo se si sentono al sicuro. Se temono giudizio o punizione, tendono a tacere. Qui c’è un tema molto importante, quello della Sicurezza psicologica.
Per questo il Preposto ha un ruolo decisivo: deve aiutare il team a capire che segnalare non significa “mettersi nei guai”, ma contribuire a prevenire problemi più gravi.
Coinvolgere e non solo informare
Abituati a proporre casi/problemi in cui sono loro a risolvere la situazione. Non proponete situazioni già decise che devono solo essere applicate. L’addestramento passa dal far crescere la loro capacità di analisi.
Allo stesso modo, può essere molto utile formare insieme dirigenti e Preposti, almeno su alcuni temi, per creare un linguaggio comune su leadership, responsabilità e sicurezza.
Uno strumento semplice: il piano di allenamento di 40 giorni
Per rendere tutto più concreto, si può proporre ai Preposti un piccolo piano di allenamento:
- scegliere una competenza da migliorare;
- trasformarla in un comportamento osservabile;
- sperimentarla e accompagnarla per 40 giorni;
- confrontarsi su cosa ha funzionato e cosa può diventare abitudine.
Esempio:
Competenza: aumentare le segnalazioni.
Comportamento: una volta a settimana il Preposto chiede al team di indicare una situazione scomoda, rischiosa o migliorabile.
Accompagnamento: stargli vicino per portarli a fare, per fare i primi passi insieme.
Verifica: dopo 40 giorni valuto quante segnalazioni sono emerse e come sono state gestite.
Conclusione
Un Preposto proattivo non è solo chi controlla. È chi ascolta, coinvolge, spiega, dà feedback e aiuta il team a lavorare meglio e in modo più sicuro.
Il primo passo per chi vuole allenare i propri Preposti non deve essere complicato: basta scegliere un comportamento concreto da allenare e iniziare a praticarlo con continuità.
